Quy trình làm hàng xuất trong bài viết này gồm các bước mà chủ hàng cần làm để chuyển lô hàng xuất khẩu cho đối tác nước ngoài.
Bước 3 - Thu xếp chỗ với hãng vận tải
Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với công ty vận tải và chi phí vận quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán.
Ở đây tôi nêu 2 trường hợp phổ biến để bạn dễ theo dõi. Nếu muốn biết chi tiết về các điều kiện thương mại.
Nếu công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là bạn phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu container (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.
Với điều kiện FOB, bạn chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngoài sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu.
Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho bạn thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với bạn lịch trình tàu phù hợp.
Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để bạn làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.
Bước 4 - Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ
Sau khi có lịch trình dự kiến về ngày tàu chạy, việc của người xuất khẩu là phải khẩn trương chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Đồng thời cũng phải sắp xếp chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.
Chuẩn bị hàng hóa và cung cấp thông tin cho công ty dịch vụ
Người xuất khẩu phải chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng và gửi chứng từ xuất khẩu cho công ty dịch vụ để làm thủ tục hải quan.
Nếu người xuất khẩu là công ty mới, chưa biết làm chứng từ thì công ty dịch vụ có thể hỗ trợ người xuất khẩu làm các chứng từ invoice, packing list và tư vấn HS Code phù hợp với hàng hóa.
Người xuất khẩu hiểu rõ nhất về hàng hóa nên phải cung cấp các thông tin để công ty dịch vụ hiểu tính chất hàng hóa, các thông số sản phẩm, quy cách đóng gói, các điều khoản hợp đồng đã kí kết với người nhập khẩu,…
Công việc này thuộc tránh nhiệm của người xuất khẩu, công ty dịch vụ chỉ đóng vai trò hỗ trợ.
Bước 6 - Làm thủ tục hải quan xuất khẩu
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát. Sau khi xuất tàu họ sẽ hoàn trả tờ khai thông quan có xác nhận đã thực xuất.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.
Bước 2 - Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện này)
Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.
Sau khi có giấy phép, hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể chuyển sang bước kế tiếp.
Bước 9 - Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu, về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.
Như vậy trong bài viết này, tôi đã nêu các bước của quy trình làm hàng xuất, đứng theo góc độ chủ hàng.
Trường hợp bạn là công ty dịch vụ, thì cũng có thể hiểu và tùy biến cho phù hợp với dịch vụ mà mình cung cấp. Tất nhiên sẽ có một số nghiệp vụ khác đi, nên nếu có thời gian, tôi sẽ viết riêng bài về quy trình hàng làm xuất cho forwarder.
Nếu bạn cần tư vấn thêm về quy trình, hoặc muốn tìm đơn vị dịch vụ hải quan tại Hải Phòng, Hà Nội, TP Hồ Chí Minh,.... thì hãy liên hệ tôi nhé!
Email1: [email protected]
Hai Phong Branch: R229-230, 441 Da Nang Str, Hai An Dist., Hai Phong
HaNoi Branch: 5F , AC Building , 78 Duy Tan Str, Dịch Vong Hau Ward, Ha Noi City
Vngrow mô tả lại quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa chi tiết giúp bạn hiểu rõ phân công công việc, trách nhiệm của các bên trong từng giai đoạn thực hiện một lô hàng.
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành.
TH2. Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Tiền chất ứng dụng trong công nghiệp, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ công nghiệp,...thì phải xin giấy phép của các bộ ngành quản lý.
Chi tiết ngành hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong nghị định 187
Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau khi có giấy phép hoặc với mặt hàng không cần giấy phép xuất khẩu, bạn có thể bỏ qua bước 2 và chuyển sang bước kế tiếp.
Một trong những nội dung quan trọng nhất trong xuất khẩu hàng hóa là vấn đề về thanh toán. Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang đến các rủi ro cao cho nhà xuất khẩu.
Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong những nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.
Sau khi nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng.
Nghiệp vụ này thường do các điều kiện và cơ sở giao hàng quyết định nghĩa vụ, chi phí và chuyển giao rủi ro hàng hóa. Về cơ bản việc thuê vận chuyển chặng chính sẽ phải thực hiện những bước sau:
Sau khi lấy Booking note, doanh nghiệp sẽ đóng gói hàng hóa và vận chuyển về kho bãi theo chỉ định như trên Booking note của bên consol.
Lưu ý: Với hàng lẻ thì cần đóng gói kỹ và dán shipping mark trên bao bì. Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục).
Nếu hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu ở trong bước này.
Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:
Sau khi thông quan, bạn nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.
Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.
Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)
Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, bạn gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.
Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Bạn nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.
Ghi chú: Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.
Khi đã có vận đơn, bạn nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu. Đồng thời, bạn tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:
Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.
Khi đã có bộ chứng từ, bạn gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu.
Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng lẻ xuất khẩu qua đường biển (LCL), về mặt chuyển giao hàng hóa.
Song song với quá trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.
Bộ chứng từ hàng xuất bao gồm các chứng từ sau:
Chứng từ bắt buộc gồm có:
1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
2. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
4. Tờ khai hải quan(Customs Declaration)
Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)
Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of Analysis)
Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale - CFS) là giấy chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho thương nhân xuất khẩu sản phẩm, hàng hoá ghi trong CFS để chứng nhận rằng sản phẩm, hàng hoá đó được sản xuất và được phép lưu hành tự do tại nước xuất khẩu. CFS còn có một số tên gọi khác như CPP, FSC, Giấy phép lưu hành tự do, tuỳ theo sản phẩm mà sẽ do Bộ Y Tế, Bộ Công Thương, Bộ NN&PTNT cấp và quản lý.
Tham vấn giá là gì? Và tại sao phải tham vấn? Đây có lẽ là câu hỏi chắc chắn bạn sẽ gặp nếu làm trong một doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
Hiện tại, theo công văn số 4870/TCHQ-GSQL ngày 20/8/2018 và công văn số 5057/TCHQ-GSQL ngày 30/8/2018 của Tổng cục Hải quan, mẫu C/O form E hợp lệ phải được cấp bởi phòng cấp C/O Form E của CCPIT (China Council for the Promotion of International Trade) hoặc 1 trong 42 Phòng cấp của Hải quan Trung Quốc.
